Personal Assistent (m/w/d)
Über uns
Mit über 15 Jahren Erfahrung in der klassischen Pharmaindustrie, Biotechnologie, Chemie und Medizintechnik kennen wir die entscheidenden Kontaktpersonen, die anspruchsvolle Aufgaben mit Potenzial ausschreiben. Die hohe Personalnachfrage eröffnet spannende Möglichkeiten für engagierte Fach- und Führungskräfte, um sich beruflich zu entwickeln und an der eigenen Karriere zu arbeiten. Als spezialisierte Personalberatung mit einem internationalen Netzwerk bieten wir Ihnen entscheidende Vorteile – und das völlig kostenfrei für Sie. Registrieren Sie sich und profitieren Sie von interessanten und passenden Positionen und Projekten.Aufgaben
- Sekretariatsorganisation und Assistenz – Du unterstützt das Tribe Management im Tagesgeschäft, führst Wiedervorlagen, koordinierst selbstständig Termine mit internen und externen Teilnehmern und bereitest wichtige Entscheidungen vor
- Meeting- und Veranstaltungsmanagement – Du planst, organisierst und rechnest Meetings und Team-Events professionell ab – von der Einladung bis zur Nachbereitung
- Reisemanagement und Zeitwirtschaft – Du koordinierst Dienstreisen gemäß Reiserichtlinie, übernimmst die Abrechnung und fungierst als Zeitwirtschaftsbeauftragte
- Beschaffung und Rechnungswesen – Du bestellst Büro- und Gebrauchsmaterial und bearbeitest die zugehörigen Rechnungen
- Zentrale Ansprechperson und Sonderaufgaben – Du bist die erste Anlaufstelle für alle organisatorischen Themen, treibst selbstständig Themen voran und priorisierst eigenständig im Rahmen des selbstorganisierten Arbeitens
- Vertragsmanagement – Du übernimmst die Verwaltung und Pflege von Verträgen und behältst Fristen und Verlängerungen im Blick
- Stakeholder-Koordination und Innovation – Du bist zentrale Schnittstelle zu Tribe Circle, Vorstandssekretariat, Chapter Leads und weiteren agilen Rollen, nutzt KI-Tools wie AllianzGPT zur Effizienzsteigerung und bringst kontinuierlich Ideen zur Prozessoptimierung ein
Profil
- Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zum Kaufmann für Bürokommunikation oder vergleichbare Qualifikation
- Berufserfahrung im Bereich Assistenz/Sekretariat
- Sehr eigenverantwortliche, ergebnisorientierte und strukturierte Arbeitsweise mit Überblick auch in komplexen Situationen
- Professioneller Umgang mit allen Office-Anwendungen (PowerPoint, Excel, Word, Outlook, Teams)
- Tool-Kenntnisse: Jira und Confluence
- Agile Vorerfahrung oder starkes Interesse an agilen Arbeitsweisen
- KI-Affinität und Experimentierfreude mit neuen Technologien
Wir bieten
- Internationales Unternehmen
Ihr Kontakt
Ansprechpartner
Dennis Karl
Referenznummer
864031/1
Kontakt aufnehmen
E-Mail: dennis.karl@hays.de
Anstellungsart
Anstellung bei der Hays Professional Solutions GmbH